Splošni pogoji

Upravičenost do uporabe

Storitev je namenjena podjetjem, organizacijam in njihovim pooblaščenim zastopnikom. Primer: odvetniške službe družb, notranji kontrolni oddelki in compliance officerji v podjetjih lahko sklenejo pogodbo z LegalMiva za izvedbo revizije procesov.

Za uporabo storitev morate biti polnoletni in zakonito pooblaščeni zastopnik podjetja ali organizacije. Če delate v imenu podjetja, morate imeti pooblastila za sprejemanje pogodbenih določil in sodelovanje pri zbiranju podatkov.

Storitev je dovoljena le za zakonite namene. Ne podpiramo uporabe naše platforme za prikrivanje protipravnih dejanj ali zaobidenje regulativ. Primer nezakonite uporabe: posredovanje ponarejenih dokumentov za lažno skladnost — tak primer bo prekinjen in prijavljen, če je to potrebno v skladu z zakonodajo.

LegalMiva deluje primarno v Sloveniji in EU. Za projekte izven jurisdikcij lahko veljajo dodatni pogoji ali omejitve zaradi lokalnih zakonov. Pred začetkom mednarodnega projekta predstavimo scenarij usklajevanja z lokalnimi predpisi.

Računi in dostop

Za dostop do zaščitenih orodij in dokumentov potrebujete ustvarjen račun, ki je vezan na podjetje. Primer: račun za interno poročanje o skladnosti omogoča dostop več pooblaščenim uporabnikom z različnimi ravnmi dovoljenj.

Uporabnik je odgovoren za posredovanje točnih podatkov pri registraciji. Če pride do sprememb (npr. nov direktor ali sprememba naslova sedeža), nas obvestite, da posodobimo evidence in zagotavljamo pravilno izvedbo storitev.

Skrbimo za ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za varnost računov, vključno z večfaktorsko avtentikacijo tam, kjer je to smiselno. V primeru varnostnega incidenta izvajamo standardne postopke obveščanja in analize incidenta, kot določa primer: sum nepooblaščenega dostopa do revizijskih poročil.

Računi niso prenosljivi brez naše pisne privolitve. Če podjetje zamenja lastništvo ali združitve, pripravimo scenarij prenosa pravic in obveznosti, ki vključuje preverjanje soglasij in identifikacijo ključnih podatkov.

Če sumite, da je bil vaš račun ogrožen, nas takoj obvestite na [email protected] in telefon +38680737282 ter podajte reference incidenta. V odzivnem scenariju bomo začeli tehnične postopke in svetovali nadaljnje korake za omejitev škode.

V primeru zlorabe ali kršitev pogojev lahko začasno ukrepamo z omejitvijo dostopa. Prednostno uporabljamo opozorila in priložnost za popravilo, razen če je primer resen (npr. ponavljajoče se pošiljanje nezakonitih dokumentov), ko lahko dostop takoj onemogočimo.

Obseg storitev

LegalMiva izvaja svetovanje o pravnih operacijah, podporo pri skladnosti, pripravo procesne dokumentacije in pomoč pri implementaciji kontrolnih ukrepov. Primer projektov: analiza protokolov za upravljanje dokumentov, razvoj kontrolnega okvirja za osebne podatke in izvedba simulacij pregledov skladnosti.

Obseg storitev lahko spreminjamo v skladu z novimi regulativnimi zahtevami ali tehnološkimi izboljšavami. Pred spremembo obsega stranki predložimo posodobljen opis storitve in primer izvedbe, da se lahko dogovorimo o prilagoditvah v pogodbi.

Dostopnost storitev lahko vplivajo vzdrževalna dela in nepredvideni izpadi tretjih ponudnikov. V scenarijih načrtovanih del bomo stranke obvestili vsaj vnaprej in predstavili nadomestne časovne okvire za izvedbo ključnih aktivnosti.

Pravila uporabe storitev

Uporabniki morajo slediti navodilom in postopkom, ki jih določi LegalMiva. V primeru kršitev navodil uporabimo stopnje ukrepanja, od opozoril do prekinitve dostopa. Primer: če uporabnik ne spoštuje protokola izmenjave zaupnih dokumentov, uvedemo izobraževalni proces in omejimo dostop do ključnih modulov.

• Uporaba storitev v skladu z zakonom in pogodbo.
• Skrbno upravljanje dostopnih poverilnic in dokumentacije.
• Nemudno poročanje o varnostnih incidentih ali sumih zlorabe.
• Sodelovanje pri preiskavah skladnosti in revizijah po upravičenem povpraševanju.
• Prepoved posredovanja ponarejenih ali zavajajočih informacij.
• Upoštevanje omejitev glede izmenjave občutljivih osebnih podatkov.
• Sprejetje nadzornih in revizijskih postopkov za zagotavljanje skladnosti.

Vsebina, ki jo posreduje uporabnik

Uporabniška vsebina vključuje dokumente, poročila in zapise, ki jih naložite ali posredujete v okviru storitev. Primer: naloženi kontrolni seznami ali pogodbe, ki jih pregledamo kot del revizije skladnosti.

Ohranjate lastništvo nad vašo vsebino. LegalMiva zahteva pravico do uporabe posredovane vsebine izključno za namene izvajanja pogodbenih storitev, kot so analize in priprava poročil.

S posredovanjem vsebine nam daste neizključne pravice za obdelavo in shranjevanje vsebine za namen izvedbe storitev, priprave dokumentacije in interne revizije. Primer: dovoljenje za anonimno vključitev skrajšanih primerov v interne študije primerov brez razkritja identitete.

Odgovorni ste za zakonitost in točnost posredovane vsebine. Če dokument vsebuje občutljive osebne podatke, navedite ustrezne podlage obdelave in opravite potrebne notranje presoje, ki jih lahko predložite kot dokaz v primeru revizije.

LegalMiva lahko obriše ali omeji dostop do vsebine v primeru kršitev ali na podlagi upravičene zahteve za izbris. V primeru upravičene zahteve o izbrisu vas o tem obvestimo in opišemo učinek na storitve in arhivske kopije.

Intelektualna lastnina

Vsebine in orodja, ki jih razvije LegalMiva (predloge, procesni načrti, metodologije), ostanejo naša intelektualna lastnina, razen če ni drugače določeno v pogodbi. Stranki podelimo licenco za uporabo rezultatov dela v obsegu, dogovorjenem v pogodbi.

• Prepoved reproduciranja in nadaljnje distribucije brez pisnega soglasja LegalMiva.
• Prepoved razkrivanja notranjih metodologij tretjim osebam brez dogovora o zaupnosti.
• Uporabnik lahko uporablja poročila za notranje potrebe in regulatorne preglede, vendar ne sme predstavljati metodologije kot lastno delo brez odkupa licenc.

Plačljive storitve

Plačljive storitve obsegajo svetovanje, pripravo poročil, izvedbo revizij in podporo pri implementaciji postopkov skladnosti. Za vsak projekt pripravimo specifikacijo obsega in oceno stroškov v ponudbi.

Cenik temelji na obsegu dela in kompleksnosti projekta. Primer: osnovna ocena skladnosti za majhno podjetje ima fiksno ceno, medtem ko zahtevnejše trajne storitve obsegajo mesečno naročnino, ki se dogovori posebej.

Plačilo se izvede po izstavitvi računa v roku, navedenem na računu. Pri projektih z več fazami lahko zahtevi delno plačilo pred začetkom dela in preostanek ob predaji končnega poročila.

Naročniške storitve vključujejo redno spremljanje skladnosti in posodobitve. Primer scenarija: mesečno spremljanje sprememb zakonodaje, priprava kratkih poročil in priporočil za interno implementacijo kontrol.

V primeru odpovedi ali opustitve dela po dogovoru se poračuna dejanski opravljeni obseg dela. V primerih skeletnih postopkov povrnemo neporabljeni delež, pri čemer upoštevamo izvedeno svetovalno delo in dokumentirane stroške.

Odpoved storitve je možna v skladu s pogodbenimi roki. Za kritične projekte priporočamo opredelitev prehodnih ukrepov in rokov v pogodbi, da se zagotovi kontinuiteta skladnostnih funkcij v podjetju.

Vse cene so lahko z davki, odvisno od pogodbenih določil in jurisdikcije. Davčne obveznosti in morebitne lokalne dajatve so odgovornost naročnika, razen če ni drugače dogovorjeno.

Sprememba cen bo predhodno sporočena z razlago spremembe in možnostjo prilagoditve pogodbene obveznosti. Pri dolgoročnih naročninah lahko uvedemo indeksno prilagoditev ob upoštevanju merljivih dejavnikov.

V primeru neplačila si pridržimo pravico do začasne suspenzije storitev po predhodnem obvestilu. V takih primerih predstavimo scenarij za obnovitev storitev in določimo pogoje poravnave obveznosti.

Omejitev nasvetov

Arhivska in svetovalna vsebina, ki jo zagotavlja LegalMiva, služi splošnim poslovnim in operativnim namenom in ne nadomešča pravnega ali davčnega nasveta za specifične pravne postopke. Primer: poročilo o skladnosti ne nadomešča individualnega pravnega mnenja v primeru sodnih postopkov.

Omejitev odgovornosti

LegalMiva ne odgovarja za posredno škodo, izgubo poslovne priložnosti ali izgubo dohodka. V vsakem primeru omejitev odgovornosti sledi pogodbenim določilom in uveljavljenim praksam, pri čemer so konkretne omejitve predmet pogodbene razprave in analize tveganj.

Tretje osebe in integracije

Pri izvedbi projektov lahko sodelujemo z zunanjimi ponudniki (npr. varni arhivi dokumentov, plačilne rešitve). Za integracije določimo odgovornosti in scenarije upravljanja podatkov, vključno z oceno tveganja in preverjanjem skladnosti ponudnikov.

Prenehanje pogodbe

Pogodbo je mogoče prekiniti ob izpolnitvi pogojev odpovedi, kršitvi ali z dogovorjenim odstopnim rokom. V scenariju prenehanja zagotovimo prehodne korake za prenos dokumentacije in arhiviranje ključnih evidenc.

Ob prenehanju služb stranka prejme izročilo gradiv in končno poročilo o opravljenem delu. Določimo tudi roke za izbris ali arhiviranje podatkov ter morebitne pogoje nadaljnje podpore po prenehanju pogodbe.

Varstvo osebnih podatkov

Obdelava osebnih podatkov poteka v skladu z objavljeno politiko zasebnosti LegalMiva. Primer: pri izvajanju revizije skladnosti se vzpostavi potreben nabor podatkov, z jasno navedbo pravne podlage obdelave in obdobja hrambe.

Komunikacije in obvestila

Vsa uradna obvestila med strankami potekajo preko v pogodbi navedenih kontaktov (e-pošta, registrirana pošta). V primerih nujnih varnostnih dogodkov vzpostavimo dodatne komunikacijske kanale in scenarij hitrega obveščanja z določenimi roki odziva.

Spremembe pogojev

Spremembe teh pogojev se objavijo na spletni strani in se štejejo za veljavne po preteku roka, določenega v obvestilu, razen če pogodba določa drugačno ureditev. Za večje spremembe predlagamo skupno evalvacijo vpliva na tekoče projekte.

Veljavna zakonodaja

Ti pogoji se razlagajo v skladu s pravo Republike Slovenije, razen če pogodba izrecno določa drugačno forumsklepno klavzulo za mednarodne projekte. V primeru presežnih mednarodnih določb smemo skleniti ureditev izvrševanja v pogodbi.

Reševanje sporov

V primeru spora stranki najprej poskušata rešiti zadevo sporazumno ali preko mediacije. Če to ni mogoče, se spori rešujejo pred pristojnimi sodišči v Sloveniji ali po dogovoru v pogodbi. Predlagamo postopke, ki vključujejo preverjene scenarije dokazovanja in pojasnitvene seje s strokovnjaki.